Proces przesyłania dokumentów firmowych jest niekiedy dużym polem do powstawania błędów, albo też sytuacji związanych z nieumyślnym udostępnianiem danych poufnych, w tym danych osobowych. Warto jest w związku z tym zwrócić szczególną uwagę na opracowane procedury w tym zakresie. Jest to ważne z uwagi na to, że obecnie duża część dokumentów wysyłana jest elektronicznie.

Kontrola nad wysyłką dokumentów elektronicznych

wysyłka e-dokumentówZ tego też powodu konieczne jest stosowanie tutaj daleko idących reguł związanych z bezpieczeństwem w obrocie tymi danymi. Z tego też powodu warto jest regularnie kontrolować tego rodzaju proces, a także wprowadzać w miarę potrzeby ulepszenia, które sprawią, że nie tylko będzie się to odbywało sprawniej, ale również o wiele bezpieczniej. Jeśli chodzi o proces taki jak wysyłka e-dokumentów przede wszystkim powinniśmy zwrócić uwagę na dostęp do określonych źródłem przez upoważnionych do tego pracowników. W żadnym wypadku nie powinno być to dostępne między innymi dla osób, które nie mają tego w swoich służbowych obowiązkach. Jest to jedna z podstaw, które umożliwia nam zachowanie lepszej kontroli nad bezpieczeństwem dokumentów, zwłaszcza takich, które zawierają dane osobowe. Bardzo dobrym pomysłem jest przygotowywanie haseł, którymi będą zabezpieczane określone dokumenty. Dzięki temu jeżeli dojdzie do wysyłki dokumentu do niewłaściwego adresata możliwe będzie zabezpieczenie danego dokumentu przed jego otworzeniem.

Obecnie coraz więcej osób wprowadza tego rodzaju zabezpieczenia w swoich przedsiębiorstwach. W ten sposób bardzo łatwo można ochronić dane naszych kontrahentów przed niekontrolowanym wyciekiem. Do tego dochodzi także kwestia określonego rodzaju kar finansowych, które może ponieść nasza firma w związku z ich udostępnieniem.